谈谈数字化转型办公室

数据驱动智能    发布于:2021-09-01 浏览 819

数字化转型办公室是人员、流程、度量、方法和工具的组合,在组织中集中驱动和管理各种数字计划。

您是否想知道规划和组合管理能力是否跟上了疫情期间不断加速的数字变化步伐?如果是的话,你想得没错。随着其他数字实践的成熟,现在是启动规划和组合管理升级的时候了,该升级与即将到来的举措一起扩大,使组织领先于疫情危机。

一 数字经济加速了现有的项目和投资组合管理趋势

数字经济对企业和IT能力具有高度压力。当数字化成熟度低的组织更快地落后于微笑曲线时,竞争对手将脱颖而出,并在危机中变得比以往任何时候都更强大。对组织整体规划和组合管理的压力增加是通过以下趋势产生的:

敏捷方法:公司已经投资提高团队的敏捷方法技能,并开始采用像SAFe1或LeSS2这样的框架。因此,未来将会看到越来越少的基于v模式的传统项目。

远程协作:办公室和交付中心关闭,迫使同事在家工作。因此,面对新冠疫情,敏捷团队必须具备良好的装备,以无缝的方式在远程交付项目。

•IT度量:度量IT活动成功的方法正在从传统的成本中心驱动的度量(如准时和按预算交付)转向更先进的方法(如发布频率、风险缓解和上市时间)。

•产品中心:在内部,许多组织正在从面向项目的交付模型转向更以产品(或服务)为中心的组织。

•技术转移:技术领域正在迅速变化,特别是围绕云计算的趋势不仅极大地影响了基础设施和软件的交付和托管方式,而且还影响了IT组织的结构。

•客户至上:除了敏捷,相关的方法论,如设计思维,正在塑造未来产品和服务的交付方式,因此,对规划和组合管理的能力有重大影响。

•服务模式:一方面,许多组织发现服务是业务模式的额外利润来源。另一方面,他们充分利用基础设施和软件即服务之间的全部带宽,以提高可伸缩性、灵活性和降低成本。

虽然项目管理的传统作用最终将消失,但规划和组合管理能力仍有很大的机会重新定位为后疫情时代数字化变革的关键推动者和驱动者。这就是所谓的数字化转型办公室。

二 为什么需要建立数字化转型办公室

在数字经济时代,每个组织都意识到数字化对生存至关重要,因此,许多新的数字化举措已经启动。各组织正在为未来的发展奠定基础。

在这个“生存——成长——转型”的新常态下运作,需要一个能够快速、可靠地进行规划和执行的稳定基础。但是,只有在合适的人员、流程、方法、指标和工具到位的情况下,扩展才能发挥作用。这是实施数字化转型办公室的重要环节。

1 形成使命宣言

为了提供建立数字化转型办公室的指导,理解办公室的总体目标和使命陈述是很重要的。典型的目标是:

★使数字计划在成本、质量、敏捷性、交付速度、收益和风险方面具有可比性。

★以一致的方式跟踪每一项计划,从最初的构思阶段一直到有效的使用。

★确保正确的信息集在正确的时间点可用,以便在整个组织中做出明智的数字相关投资/撤资决策。

★确保所有数字计划都使用一致的交付管理方法(同时满足v模式、敏捷和混合方法)。

★建立关于所有数字计划之间的依赖关系的共识。

★确保在所有产品/业务线上建立最佳的交付方法和技术平台。

2 建立使命声明

数字转型办公室是涵盖从创意到上线和运营的所有数字创意的中心整体视图。它将提供关于在实现业务目标方面表现如何的透明度,通过促进业务和IT之间的紧密结合,加速和成熟数字交付能力。它将通过提供正确的人员、过程、度量、方法和工具的组合来做到这一点。

三 数字化转型办公室的核心能力

数字化转型办公室是端到端的数字决策周期的一个组成部分。只有这样,它才能在整个数字投资生命周期中提供所需的全面支持。它强制所有涉众都能遵守的结构化方法。下图描述了数字化转型办公室的关键功能。

受控的数字投资生命周期通常包括以下六个阶段。这些阶段可能因每个组织而异,模式应相应调整。

1塑造业务战略:重新创造或更新业务模型,并挑战组织的每个方面。设计一个组织将如何与客户及其生态系统互动,以及这将如何影响流程和结构。

2评估数字成熟度:对组织与竞争对手相比的数字能力进行诚实的评估。

3识别数字机遇:识别哪些想法具有最大的潜力,以及这些想法如何与组织的能力相叠加。定义如何衡量成功,谁来负责。

4定义数字转型路线图:定义与确定的业务理念最匹配的计划和资源的正确组合。考虑当前组织的能力和架构。

5实施数字计划:执行商定计划的实施。设置正确的治理和交付方法。快速移动并保持所需的敏捷性,以对不断变化的环境作出反应。

6利用数字功能:尽快向终端用户推出产品和服务。尽早得到反馈并做出相应的调整。对组织向客户交付的产品进行基于结果的评估。

(一)规划能力

下图显示了数字化转型办公室可以将自己定位为支持更广泛的组织的五个核心规划能力。

模式转变在数字化转型过程中影响到大多数组织:需要打破现有的竖井,转向以产品/服务为中心的组织。

因此,必须调整所有与规划相关的能力。可以形成敏捷的跨功能团队,最终在不同的产品中进行需求的定义和批准。产品是需要IT和业务同事紧密合作,也是激发未来增长动力的地方。

这本身对如何分配IT预算有影响。严格的IT预算不再足够。组织正朝着灵活预算的方向发展,以给团队提供所需的敏捷性水平。

决策制定指标必须重新考虑,并深入到需求和项目组合管理过程中。在数字世界中,在传统业务和快速增长或新兴业务的投资之间找到正确的组合更为重要。

由于技术是创新和业务增长的重要推动者,因此必须建立机制,确保为技术创新和实验分配足够的时间。为了避免浪费,必须鼓励团队和产品之间分享对新技术的见解。

同时,跨产品和跨服务的活动必须基于一组明确定义的规则进行精简,这些规则需要具有应对变化的内在灵活性,提供组织所需的长期指导。

(二)执行能力

一旦一个计划进入执行模式,下图中给出的功能集就扮演了关键的角色。

从交付的角度来看,拥有适当的过程和工具对成功的IT组织来说是至关重要的。

组织必须在快速行动的需要与最佳适合的技术之间取得平衡,同时不需要在整个组织中积累额外的技术深度。

特别是大型的、已建立的组织依赖于通过传统的v模式方法最好地交付的现有程序和应用程序。与此同时,敏捷团队已经成为常态。混合方法必须设计成允许敏捷团队在短时间内发布特性,同时仍然坚持组织的质量保证和发布窗口。

改变从来都不容易:每个组织都需要适应新的工作方式。真正的数字领导者了解组织内部的情况,并能跨越以前划分的竖井。他们知道创新发生在不同学科的交叉点,他们可以应用系统思维。组织应该总是朝着全局最优方向工作,而不是寻找局部最优。

必须重新考虑绩效管理过程和相关指标,以激励设想的工作方式。如果一个组织想要变得更加敏捷和灵活,就必须重新制定KPI,并且需要适当的工具来度量它们。

四 如何构建数字化转型办公室

数字化转型办公室的五个模块(人员、流程、工具、度量和方法)中的任何一个都可以作为切入点。

作为经验法则,选择一个或多个模块,并在一个(最多两个)功能上实现它们作为起点。这将导致最多10个并行目标,见下图。在MVP中,你关注的项目越少,你就越有可能成功。

以下是四种已被证明成功的关键切入点:

场景1:用于目标设计和交付管理的集成工具

工具是在组织内驱动行为变化的一个很好的起点。在这种情况下,选择已经带有首选实践流程、数据模型、报告和工作流的工具是很重要的。重要的是要选择一个值得信任的实现合作伙伴,以避免在准备扩展时阻碍更广泛采用的预先设计决策。

由于工具的高度成熟度和工具设置的相对容易,交付管理和目标设计是两个非常适合的功能。这些类型的工具也具有立竿见影的效果,并且可以为从事产品开发或云转换活动的敏捷团队快速部署。

场景2:为交付管理引入一个通用的敏捷方法

通常情况下,一个组织已经部署了各种各样的敏捷团队,却没有对他们的工作如何扩展和融入组织的其他部分形成清晰的愿景。这就是像SAFe这样的敏捷框架发挥作用的地方。

数字化转型办公室可以成为简化敏捷计划的领导单位,并与敏捷团队一起定义所有敏捷团队应该采用的工作方式。明智的做法是听取成功团队以往的经验教训。

数字化转型办公室可以在上述框架之上带来的附加价值是,几乎没有任何组织会做出180度的转变来完全采用其中一个框架。相反,必须正确地利用框架的不同组件。

场景3:以产品为中心

真正的敏捷组织必须朝着更加以客户为中心的方式发展,并形成跨职能团队。一个解决方案是围绕产品和服务重新组织,并建立各自的敏捷团队。

数字化转型办公室可以成为一个实体,提供正确的指导。

场景4:敏捷需求和组合能力

如果投资组合的透明度是你最大的痛点,那么尝试场景4。可以利用数字化转型办公室为结合了v-model和敏捷计划的需求请求者和投资组合经理建立通用流程和度量。

建议以某个项目或产品为目标,并将其作为建立新的工作方式、工具等的原型。一旦运作起来,这个模型就可以在更广泛的组织中进行扩展和推广。

本文内容转载自“数据驱动智能”(ID: Data_0101 ),作者:晓琰。

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